Contratando ponentes
A continuación abordaremos temas relacionados con la contratación de ponentes o facilitadores para dictar cursos o conferencias.
- Modelos de negocio para la contratación de ponentes.
- Factores que afectan el valor monetario de los servicios.
En general estamos hablando de una ecuación de valor, no necesariamente desligada del costo de prestar los servicios, pero definitivamente enfocada en el valor entregado y percibido.
Estos conceptos son aplicables a eventos públicos donde los participantes se inscriben a cambio de un pago, y en algunos casos se pueden extender a las contrataciones para eventos privados, por invitación o in-company.
Cómo se contratan ponentes
Estos son algunos modelos de negocio que hemos visto y usado cuando nos invitan a participar en eventos y cursos abiertos.
- Por honorarios profesionales: Puede ser una suma fija por la totalidad del curso, un acuerdo de pago por horas invertidas en generación y presentación de contenidos, o una cantidad fija por persona registrada.
- En algunos casos hemos visto "bonos de excelencia" o de "productividad" cuando son actividades en las que el público se inscribe, sumando un porcentaje si la evaluación del desempeño del profesor supera un valor X en las encuestas de satisfacción, o si la cantidad de participantes se ubica en franjas de asistencia acordadas. Así funcionan algunas universidades con sus cursos de extensión.
- En participación: La empresa organizadora y el instructor se asocian para colaborar la organización y promoción del evento y, una vez cubiertos los gastos, comparten las ganancias del proyecto. Este esquema genera el máximo compromiso y dedicación para ambas partes. Este es el caso de nuestros arreglos con algunas organizaciones y gremios.
- Para proyectos de esta naturaleza - además de los contenidos - podemos incluir en la negociación el apoyo en el mercadeo del evento, entrevistas vía telefónica o en vivo, y campañas de publicidad en línea, dirigida a sus audiencias específicas.
- Mixto: Se establece el valor de los honorarios mínimos para el curso, que se complementan con pagos adicionales de acuerdo a algún indicador de éxito, como por ejemplo el número de inscritos, ya sea por escalas o por individuo, el margen de rentabilidad final de la actividad o la calidad percibida de los participantes, medida en las encuestas de cierre. Así hemos tenido arreglos con empresas de adiestramiento.
- Ad Honorem: Modelo ocasional y normalmente reservado para algunas actividades académicas sin fines de lucro, encuentros gremiales y de tiempos delimitados.
- Los organizadores asumen todos los gastos de traslados, alojamientos y alimentación, especialmente si la actividad se realiza fuera del la ciudad de origen de los consultores. En ocasiones los ponentes reciben algunos cupos de cortesía que pueden distribuir libremente.
Es práctica habitual que un anticipo de 50% formalice el acuerdo con el organizador y sirva para reservar las fechas convenidas.
9 factores que influyen en el valor monetario de estos servicios
La compensación de un facilitador a cargo de un taller presencial o un curso in-company se calcula principalmente de acuerdo a la generación de valor - los resultados - y los costos, que incluyen el tiempo invertido en la preparación, desarrollo y cierre de la actividad.
A continuación mencionamos diversos factores que se toman en cuenta para determinar el valor monetario de un curso, taller, un evento público o privado:
- Generación de valor: Independientemente de su costo, un evento de adiestramiento para 15 personas genera más valor que el mismo contenido impartido a 5 estudiantes en el mismo tiempo. Ciertamente en el primer caso hay mayor eficiencia, y el costo por participante no es lineal.
- Tiempo académico: La cantidad de horas que efectivamente se invierten en dar el curso o la ponencia. El tiempo de podio, por así decirlo, que normalmente se mide en "horas académicas" para incluir descansos de 15 minutos por cada hora.
- Tiempo no presencial: En algunos eventos se pide la permanencia de los ponentes hasta el final para participar en un foro. En algunos talleres de varios días hay trabajo de consolidación de resultados en las noches, antes de la siguiente sesión. El caso es que se considera la dedicación requerida para cumplir con todos los objetivos, y no sólo las horas académicas.
- Evaluaciones: La preparación de instrumentos de evaluación y el tiempo de corrección también se toman en cuenta. Pueden ser sencillos cuestionarios en línea con selección simple / múltiple, o preguntas de desarrollo que deben ser leídas y comprendidas para asignar una calificación.
- Contenidos previstos: El valor de un curso es distinto si se trata del uso de material existente, la adaptación de contenidos o la generación de un curso nuevo, en cuyo caso -además del tiempo de clase, personalización y la actualización de los ejemplos- el facilitador debe invertir tiempo en documentación y preparación del material de apoyo.
- Apoyo adicional: En ocasiones -y sobre todo en talleres prácticos- es necesario contar con facilitadores de apoyo para garantizar que los ejercicios se hagan en el tiempo previsto. Obviamente la incorporación de estos recursos tienen un costo que está relacionado con el tiempo invertido y los gastos asociados.
- Elementos de seguimiento: En algunos casos los clientes nos han pedido extender y profundizar el contenido en forma de boletín electrónico o algunas horas de consultoría, basado en las necesidades detectadas en actividades presenciales, levantamientos internos de información o encuestas digitales.
- Ubicación geográfica: Además de los gastos de traslado, alojamiento y alimentación que asume el organizador como costos del proyecto, en actividades realizadas fuera de su ciudad base, los consultores pueden asignar un valor al tiempo de traslado. Normalmente estas horas se cobran al 50% del valor de la tarifa regular de consultoría.
- Carácter y propósito: Si se trata de cursos privados o públicos, son aplicables tarifas de orador o consultor. Para actividades académicas o sin fines de lucro, por ejemplo, las tarifas son reducidas o incluso asumidas por el consultor.
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